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Los mejores administradores de proyectos gratuitos

De un tiempo a esta parte he adoptado fervientemente algunos trucos de organización personal basados en el sistema de David Allen GTD y ello ha mejorado notoriamente mi productividad.

Más allá de la enorme cantidad de fervientes seguidores de este sistema y el muy recomendable libro “Getting Things Done” y su traducción al español “Organízate con eficacia” de David Allen, lo cierto es que el sistema funciona mejor con las modificaciones y adaptaciones que cada usuario hace del sistema.

En mi caso, prefiero las cosas más simples y mi método lo hallé en el e-book “Zen To Done” de uno de mis blogs preferidos Zenhabits.

Seguramente ya volveré sobre mi sistema de productividad pero lo cierto es que todos los sistemas de organización descansan sobre la forma en que se recolecta la información que está dando vueltas en nuestras cabezas y se la organiza en proyectos, tareas y acciones.

En función de esto, la web está llena de administradores de proyectos y organizadores de tareas.

En esta entrada les voy a presentar aquellos que para mí son los mejores pero, obviamente, no utilizo todos.

Como mencioné en otro post, yo utilizo Remember The Milk, en conjunción con mi agenda electrónica y también utilizo mucho Nozbe.

Con Remember The Milk (RTM) tengo tres listas de tareas más importantes, que las divido en Blog, Personal y Trabajo. Estas listas se sincronizan con mi computadora de escritorio y con mi agenda electrónica. Para proyectos más complicados utilizo Nozbe.

Con Nozbe actualmente tengo 15 proyectos, los que están divididos entre clientes importantes, proyectos académicos y emprendimientos ajenos a mi actividad profesional de Abogado.

Entre los dos he logrado organizarme en forma mucho más efectiva. A RTM lo utilizo varias veces en el día y a Nozbe lo utilizo una o dos veces por semana que es el momento en que hago una revisión de mis objetivos y proyectos.

Si bien la utilización de ambos administradores podría resultar redundante, es el sistema que a mí me da mejor resultado y, como decía, el mejor sistema de organización personal es el que cada uno adopta o modifica según sus propias fortalezas o debilidades.

Los mejores administradores de proyectos

La ventaja de estos administradores de proyectos basados en la web es que pueden ser accedidos desde cualquier lado, tienen posibilidad de enviar recordatorios por correo electrónico, se le puede adicionar tareas con un simple envío de otro correo electrónico, acceder a ellos desde navegadores portátiles de celulares o agendas electrónicas y casi todos ellos tienen funciones de colaboración con otros usuarios.

Todos ellos están basados en el sistema GTD y la mayoría son gratuitos o la función gratuita es bastante completa como para tenerla en cuenta.

Aquí les señalo una lista de ellos que, como toda lista, obviamente es subjetiva e incompleta pero son aquellos que a mi me parecen los mejores.

Remember The Milk
RTM es el que más utilizo y uno de mis preferidos. Lo que lo hace muy útil a este administrador es su fácil integración con el Gmail y la posibilidad de establecer recordatorios que serán enviados a tu casilla de e-mail o al Messenger o al Skype. También tiene una función para permitir el acceso offline a través de Google Gears y la sincronización con Windows Mobile. Mayor información sobre como utilizo RTM la encuentran aquí.

Nozbe

Nozbe es un administrador de proyectos que adhiere en su totalidad al sistema GTD. En este sitio encontrarán la posibilidad de configurar proyectos y tareas, adjuntar notas y archivos para cada proyecto, marcar tareas en contextos y un acceso móvil muy eficiente. Desde mi punto de vista, lo más importante de este sitio es la posibilidad de marcar tareas como siguientes acciones. Esa funcionalidad resulta de mucha utilidad para ir completando nuestros proyectos. También permite el envío de correos electrónicos para incorporar tareas. La versión gratuita soporta hasta 5 proyectos. Tengo entendido que está por salir una versión en español.

Gtdagenda

Este administrador es la competencia más seria que he encontrado a los sistemas que yo utilizo. Lo estoy comenzando a probar pero a simple vista resulta muy bueno. A las funciones GTD compartidas con muchos administradores web éste permite establecer objetivos, mayores contextos, agendar tareas, checklists para tareas recurrentes o para ayudarnos a formar hábitos. También permite marcar tareas como siguientes acciones. También tiene acceso móvil y una versión gratuita que acepta hasta 5 proyectos.

I want Sandy

Sandy está basado en el concepto de la asistencia virtual. Para el que quiera tener asistente virtual que le recuerde todas las mañanas las tareas para ese día, además de otra información importante, este es su sitio. Sandy se comunicará a través de correos electrónicos. El sistema funciona así: Se envía a Sandy un e-mail con una tarea y ella lo agenda y se comunica el día señalado para recordarte esa tarea. Es absolutamente gratuito y muy bueno.

Vitalist

Este sitio tiene un diseño y una estética similar a los productos de Google. Como los anteriores, también se embarca en el sistema GTD pero en este caso más enfocado al trabajo en grupos. Provee acciones y contextos para nuestros proyectos, permite organizar listas y marcar acciones recurrentes. También se pueden incorporar notas y permite el envío de correos electrónicos con recordatorios. Tiene un acceso móvil bastante bueno y la versión gratuita soporta hasta 10 proyectos.

Todoist
Este administrador tiene la ventaja de estar concebido para hacer todo más simple. Una interfase más simple y clara que las de su competencia y métodos de adición también simple.
Tiene los métodos normales de organización ya descriptos, también basados en GTD, pero tiene una función muy útil y por ahora única que es establecer subtareas. Tiene una integración para Gmail y existe un plugin para el Firefox para adicionar un link a correos electrónicos.

GTD Invox

Este no es un sitio web sino un plugin para firefox. Está pensado para todos los usuarios de Gmail que lamentamos la ausencia de un administrador de tareas de Google. También está basado en el sistema GTD de Allen y con él podremos señalar correos y marcarlos como siguientes acciones, incorporar tareas dentro del Gmail y reseñar tareas dependiendo del tiempo que tardamos en completarlas. Tiene una desventaja que no funciona todavía con el Firefox 3.
La idea de este plugin es administrar los correos electrónicos. En caso que pretendan usarlo como administrador de tareas, el plugin de Remember The Milk para Gmail es notoriamente superior.

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