Un post de autoayuda con nuevos usos de viejos consejos de productividad

Aclaración previa: Alguna vez les comentaba que parte de los objetivos de escribir este blog consisten en compartir para aprender. Pues bien, en esta oportunidad eso es lo que se persigue. Es más un post de autoayuda que otra cosa, y digo auto porque la idea es que me ayude a mí y de paso ver si les sirve a ustedes. Desde hace unos meses mi organización se fue a la basura y eso me está generando muchas complicaciones. La idea de esto fue armar un post para que lea seguido y me ayude a volver a la normalidad y, de paso, como todo lo que se hace aquí en Ideas en Marcha, que los lectores lo puedan encontrar de utilidad.

Al momento que me convencí que estaba haciendo las cosas mal y me surgió la idea de este post estaba:

• Hablando por teléfono;
• Buscando jurisprudencia en La Ley;
• Buscando jurisprudencia en Zeus;
• Contestando una demanda;
• Abierto el Firefox con varias pestañas incluyendo, el Gmail, Nozbe, las estadísticas de este blog, las últimas noticias de La Nación y las búsquedas de jurisprudencia mencionadas;
• Contestando un mail;
• Dejando para después varias cosas que, entre otras, eran: contestar 6 correos electrónicos, chequear 3 mensajes de voz del celular y devolver 2 llamados de clientes.
• Abierta una sesión de chat, con un mensaje sin contestar de mi hermano;
• Abierta la plataforma de Think or Swim por el tema de las acciones;
• Abierto el Outlook.
• Abierto el Word.

¿Qué consecuencias trae todo esto?

El mes pasado fue un desastre en términos de trabajo. No pude cumplir con varios de mis objetivos propuestos, tuve un stress muy alto, cometí errores en juicios importantes que pudieron ser solucionados a tiempo pero que nunca me pasaron, no llegué en horario a ninguna reunión, no pagué ningún impuesto en fecha y, para colmo, me engripé.

Además, días atrás, en un ratito que tenía antes de irme para los Tribunales, quise instalar una nube de tags en el blog y desconfiguré todo, como ya les comenté aquí.

¿Que está pasando con mi organización y productividad?

He caído, sin darme cuenta, en el error que muchos llaman multitasking o, entre nosotros, multitareas.

Esto de las multitareas sería, en casero, algo así como… quién mucho abarca poco aprieta.
Estoy seguro que para muchos, esto de hacer muchas tareas al mismo tiempo les da resultados y los hace sentir más productivos pero, para mí, no sirve ni puede servir.

Hacer varias cosas al mismo tiempo reduce la efectividad, aumenta el stress, y no permite concentrarse en nada. También incrementa la posibilidad de cometer errores.

La ironía de todo esto es que con el multitasking el objetivo primario, organizarse y cumplir con nuestros objetivos, es una quimera. La realidad solo demuestra que lo único que hace es demorarnos en el cumplimiento de nuestras tareas.

Respecto a esto, hay un libro que está haciendo bastante furor en otros lados y que se llama The Myth of Multitasking: How “Doing It All” Gets Nothing Done” de Dave Crenshaw, que en español sería algo así como “El mito de la Multitareas: Como Hacer Todo hace no hacer nada”. (Al autor le hicieron una buena entrevista en el sitio Lifehacker que encontrarán aquí y recomiendo su lectura)

Por eso, de la peor manera posible, cometiendo errores y pagando costos, me he convencido que tengo que volver a mi antiguo sistema de productividad y salir de esta desorganización.

Volver a las fuentes

En un pasado no muy lejano, quién esto escribe era un desastre en su organización. Mi escritorio estaba tapado de papeles, tenía muchísimas cosas pendientes, una lista de tareas que todos los días crecía pero nada pasaba, la agenda de papel toda llena de compromisos inútiles, la mejor agenda electrónica que había solo para guardar teléfonos, estaba todo el día ocupado en cosas improductivas, confundía lo urgente con lo importante, trabajaba cuando no había que trabajar y descansaba cuando no había que descansar. Además, me vivía olvidando las cosas importantes que tenía que hacer.

Hacía un esfuerzo enorme para que esto pasara inadvertido, que no me generara consecuencias irreparables en mis obligaciones laborales y todo salía a último momento. Muchas veces me he pasado noches enteras contestando una demanda o haciendo un alegato que cuando terminaba me sentía muy contento por el nivel obtenido y los resultados que luego llegaban pero empezaba la noche anterior al día de vencimiento cuando podría haberlo hecho mucho tiempo antes ya que los plazos eran de veinte días para contestar la demanda o de quince días para el alegato.

Era ineficiente, improductivo y desorganizado.

Esto de a poco comenzó a cambiar a medida que fui dándome cuenta de los problemas y a leer algunos libros dedicados a la organización. Leí “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey y “Getting Things Done” de David Allen, entre otros pero estos fueron los más importantes. De todas formas, el mejor de los sistemas de organización lo encontré en el blog Zenhabits de Leo Babauta que compiló una serie de reglas para estar mejor organizado y las publicó en un valioso y muy accesible e-book que se llama Zen to Done.

Como todo lo que leemos y aprendemos, generalmente nos quedamos con aquello que nos sirve y podemos poner en práctica. Pues bien, seguidamente encontrarán aquellas reglas que a mí me dieron buenos resultados y de las que no me tendría que haber olvidado.

Las comparto aquí con una doble intención, que les sirva a ustedes y que me sirva a mí ya que la compilación de las mismas me tiene que servir también para volver a utilizarlas y que mi vida vuelva a estar mejor organizada.

Un pequeño sistema de organización, probado y que da resultados

La idea de cualquier sistema de organización es que éste sea simple y que nos sirva para estar más organizado, ser más productivo y que el proceso no nos genere demasiada tensión.

Mi sistema, que me funcionaba muy bien hasta hace unos meses, estaba basado en pequeñas reglas que estaban enfocadas en la acción, en generar las condiciones para realmente completar las tareas pendientes.

La finalidad del sistema era crear una serie de hábitos que en su utilización tiendan a la organización, a la eficiencia y terminar lo propuesto. Piensen, como dice David Allen, autor del conocido libro citado más arriba, que la mayoría del stress que las personas sienten no viene de tener muchas cosas que hacer, viene de no terminar con lo que empezaron.

Reglas a poner en práctica

1.- Recolección

Esta es una de las principales reglas de cualquier sistema. Lo importante de un buen hábito de recolección de datos es que inmediatamente anotemos aquello que nos viene a la cabeza en vez de confiar en nuestra memoria. Ello además de mejorar nuestra organización tiene el beneficio adicional que nos libera de muchísimas tensiones.

En mi caso yo siempre ando con mi agenda de papel donde anoto absolutamente todo y luego lo paso al Outlook y lo sincronizo con mi agenda electrónica. La idea es que al pasar todo lo anotado en papel a la agenda lo vuelque en listas de tareas con sus correspondientes proyectos y contextos.

2.- Establecer 3 TMI´s

Las TMI´s son las Tareas Más Importantes.

Hay dos tipos de TMI´s. Las TMI´s semanales, las que Stephen Covey llama Big Rocks, y las TMI´s diarias.

La idea de esto es que nos fijemos prioridades y trabajemos en función de ello.

Por ejemplo en mi caso, una de las Big Rocks o TMI semanal puede ser terminar un contrato de SRL. En el interín puede haber TMI diarias como: a) averiguar cuanta exigencia de capital habrá para esa sociedad; b) arreglar con un escribano para certificar la firma de los socios; c) chequear la disponibilidad de denominación.

Aparte de establecerlas, el paso más importante es hacerlas. Por eso hay que disponer del tiempo necesario para llevarlas a cabo y evitar cualquier distracción.

Lo que a mí me dio mucho resultado es establecer 3 tareas. Aunque parezca poco, la realidad es que en una semana avanzo muchísimo.

Establecer 3 tareas y cumplirlas tanto sea de las semanales como de las diarias es un hábito muy importante porque nos da un propósito a nuestro día.

3.- La regla de los 2 minutos

Esta es una de las principales reglas del sistema GTD de David Allen.

Aunque podría parecer lo contrario, lo cierto es que 2 minutos es un montón de tiempo. Hagan una prueba: Agarren un reloj y miren como pasan 2 minutos. Verán que es así..

Y como funciona la regla? La idea es que cualquier cosa que pueda hacerse en 2 minutos o menos deberá hacerse en el mismo momento que aparezca la necesidad de realizar esa tarea.

Insisto, no saben todo lo que puede hacerse en 2 minutos. Por ejemplo, en dos minutos se puede: realizar o devolver una llamada, contestar un mail, tirar algunas ideas por escrito de algún artículo, controlar el saldo bancario de las cuentas, procesar la casilla de correos electrónicos, etc…

4.- Concentración y una sola tarea por vez

Esto es como la fábula del huevo y la gallina. No sé si mi concentración la logro haciendo una sola tarea o hacer una sola tarea es lo que me permite estar concentrado pero lo cierto es cuando intento hacer varias tareas en un mismo momento no logro cumplir con mis objetivos, estoy propenso a cometer errores y al final del día me siento mucho más tensionado.

Por eso conviene hacer una tarea por vez. De ser posible comenzar el día con la TMI más importante, más difícil o más aburrida.

Es más difícil enfocarse en una tarea por vez que cualquier otra cosa pero esto es la forma más efectiva de cumplir con nuestros objetivos. Cuando realizamos multitareas estamos repartiendo nuestra concentración y energía en tantas tareas intentamos completar y eso no es eficiente.

5.- Proyectos y acciones siguientes

Esto es puro GTD de David Allen.

Un proyecto podría ser cualquier objetivo que requiera de más de una tarea.

Lo más valioso de todo el sistema GTD y lo que a mí me da mayores resultados es el concepto de “acciones siguientes”. Por esto me refiero a la decisión que tomamos respecto a cual será la próxima tarea que tendríamos que hacer para avanzar en nuestro proyecto.

En cuanto a esto, a mí me sirve muchísimo el sitio Nozbe. Con él manejo mis proyectos (actualmente tengo 17 proyectos), establezco tareas para cada proyecto y luego de todas las tareas por proyecto señalo cuales de esas tareas serán las acciones siguientes y así avanzo a paso firme en mis objetivos.

Para mayores datos podrán ver dos viejas entradas: Recursos gratuitos y Los mejores administradores de proyectos. Además ahora hay una versión en español de Nozbe que presenté aquí.

6.- Revisión diaria y semanal

La revisión diaria de las tareas y objetivos permite establecer cuales serán los 3 TMI que habrá que cumplir el día siguiente. Estas podrán ser acciones siguientes de un proyecto como así también tareas independientes pero todas estarán dirigidas al cumplimiento de nuestros objetivos.

Por otro lado, la revisión semanal nos permite identificar aquellos proyectos importantes que tenemos que terminar esa semana y también nos permite volver a concentrarnos en nuestros objetivos más importantes.

Por ejemplo, si tenemos establecidos algunos objetivos anuales, durante la revisión semanal veremos cuanto hicimos en función de estos objetivos, como avanzamos la semana anterior y como podríamos avanzar esta semana.

Además, la revisión diaria y semanal sirve para procesar toda la información y tareas que recolectamos siguiendo la regla n° 1. Tengan en cuenta que, así como es importante anotar cada cosa que nos viene a la mente, también es importante procesar esa información y transformarla en tareas y proyectos. La revisión justamente consiste en esto.

También nos permite planificar. Es muy importante comenzar el día sabiendo de antemano que tenemos que hacer en vez de comenzar el día sin saber que hacer e ir viendo a donde nos va llevando nuestro trabajo.

7.-Saber decir que no

Como a muchos, para mí esto es una cosa bastante difícil de cumplir.

Saber decir que no significa saber delegar, rechazar aquellas cosas que nos alejan de nuestros objetivos, preguntarse “para que” hacemos las cosas, saber tratar nuestro tiempo como nuestro recurso más valioso y saber elegir en que utilizamos nuestro tiempo.

Piensen que todo lo que hacemos o dejamos de hacer genera una consecuencia y ello nos acerca o nos aleja de nuestros objetivos.

Como decíamos en aquella entrada tan linda donde reflexionabamos sobre el éxito de Michael Phelps, la clave, entonces, será embarcarnos en más acciones que nos acerquen a las consecuencias que deseamos y, al mismo tiempo, decidir evitar aquellos actos que no traigan los resultados que esperamos.

Una pequeña reflexión final:

La idea que guió esta entrada era poder ordenar en mi cabeza aquellas reglas de organización y productividad que utilizaba con buenos resultados antes que estos últimos meses me pasaran por encima.

Hay dos maneras de llevar a cabo nuestras obligaciones. A través de la acción y a través de la reacción. Hace un tiempo largo yo estoy funcionando solo por reacción y seguro que a muchos les pasa lo mismo. Hacemos las cosas al vencimiento, cuando no queda otra salida o cuando nos las exigen.

En mi caso, yo prefiero tener el control de la acción y ser el dueño de mis obligaciones, siendo el que establezca las prioridades.

Para que esto pase, tengo que dejar de hacer lo que venía haciendo y volver a este sistema que a través de estas pocas reglas me funcionaba muy bien.

Estas pequeñas reglas que les comento no son las mejores ni constituyen el más eficiente sistema de organización pero son reglas que a mi me resultan muy útiles y de las que no tendría que haberme alejado y pienso que Ustedes le podrán encontrar valor.

Cualquier otra regla o sistema que Ustedes utilicen y quieran compartir, por favor háganlo así todos nos enriquecemos con otras experiencias.