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Los recursos web gratuitos que aumentan mi productividad

Al igual que cualquier profesional “de oficina” me paso interminables horas sentado frente a mi computadora y online. Si dicha circunstancia se adiciona al enorme caudal de información al que estamos expuestos, y ello es sazonado con una monumental dosis personal de curiosidad inmanejable, el resultado natural y obvio, termina siendo una ineficiente asignación del tiempo y mucha dispersión en el cumplimiento de mis objetivos.

Luego de intentar diversos remedios, decidí tomar el toro por las astas y organizarme estableciendo pautas de conducta para eficientizar mi tiempo en internet.

Para ello, utilizo una serie de herramientas web gratuitas que hacen la experiencia mucho más fácil y me ayudan a estar más organizado, ser más productivo y no dispersarme en mis objetivos.

Lo cierto es que desde que las utilizo logré controlar mi tiempo y lo que Internet incidía en ello. Por ello quiero compartirlo en este ámbito esperando que les sea tan útil como a mí.

Firefox

Desde mi punto de vista, el firefox es el mejor navegador de Internet. Además de las características de velocidad y seguridad, este navegador fue uno de los primeros en incorporar la función de pestañas. Ya no es necesario tener montones de ventanas abiertas en tu pantalla cuando todas las puedes tener controladas desde el mismo navegador a través de las pestañas. Sin embargo, más allá de estas características, lo que hace al Firefox mi principal elección es la posibilidad de adicionarle complementos que personalizan el funcionamiento del navegador. En mi caso, yo tengo instalados numerosos complementos y la utilísima barra de google con la cual hago búsquedas directamente desde el navegador, traduzco páginas, abro rápidamente mis favoritos –que además son trasladables a cualquier navegador con barra google- y manejo el Gcal y el Google Reader, a los cuales me referirá más abajo. Vean también como se resaltan las extensiones de Del.icio.us y de Skype.

Observen mi navegador en el momento en que escribo esta entrada.

También observen la parte inferior donde marca algunos complementos y el nivel de seguridad

Pueden bajar gratuitamente el firefox desde aquí y chequear los complementos desde aquí.

Yo recomiendo el complemento Downthemall para administrar descargas, el diccionario de la Real Academia Española, el Clipmarks y el Quicktranslation como mínimo.

Gmail

Mencionar al servicio de correo electrónico de Google como una novedad sería subestimar a los lectores de este blog. En realidad no me interesa hacer eso ya que encontrarán información de sobra en el mismo sitio de Gmail.

En su lugar, y coherente con la filosofía que guía a I.E.M. de proveer de información útil para los lectores, les comentaré las modificaciones que he hecho en mi Gmail para transformarlo en el único mail que utilizo y migrar todas mis casillas de correo electrónico a la web. Ello me permitió liberar espacio de mi computadora y mantener la información más importante asegurada, accesible en cualquier momento y desde cualquier computadora.

Lo primero que hice fue agregarle un complemento adicional en mi navegador Firefox que mejoró notablemente mi Gmail. Este adicional, aparte de cambiarle el aspecto, remueve ventanas que para mí no tenían ninguna utilidad. El complemento es el “Better Gmail 2” de Lifehacker y lo pueden bajar desde aquí.

Así se veía mi Gmail antes del complemento de Firefox

Así se ve ahora

Mucho más lindo y útil, no?

El otro problema muy serio que tuve que encarar estaba relacionado con la gran cantidad de mensajes que recibo diariamente.

Durante un día normal de trabajo recibo aproximadamente 150 mails por día. Obviamente, como dice Sole, mi mujer, 147 mails por día sin ninguna utilidad y solo tres o cuatro importantes.

Como eso se estaba transformando en un problema comencé a darle utilidad a las etiquetas y filtros de Gmail. Estas funciones son muy útiles y casi siempre se pasan por alto.

Otro aspecto a solucionar es que además de mi casilla de Gmail, también chequeaba regularmente mi casilla profesional del Estudio Jurídico, la casilla de la Universidad del CEMA y también, y obligadamente, la casilla de la Universidad Austral. Muchas casillas dispersas y mucho tiempo que perder.

Siguiendo estos pasos que aquí describo logré controlar la totalidad del flujo de correos electrónicos que recibía en mis distintas casillas, concentrando todo en mi Gmail y reduciendo mi bandeja de entradas de 150 mails por día sin leer a solo 10 o 12 que ingresan a mi bandeja de entradas y el resto se categoriza y archiva en forma automática.

1.- Lo primero que hice fue reenviar todas las casillas de correo que tengo a mi Gmail. Eso me permite concentrar todos los correos en un solo sitio.

También configure el Gmail para poder enviar desde ahí mensajes utilizando otras cuentas. De esta forma, sin tener que abandonar Gmail ni comenzar sesión con otro correo electrónico envío o respondo desde Gmail pero utilizando las cuentas configuradas previamente. Así, si recibo un mensaje a mi cuenta del Estudio Jurídico y aunque me entre a mi casilla de Gmail no tengo que iniciar la sesión con el cliente de correo donde está alojada mi cuenta del Estudio sino directamente lo respondo desde Gmail pero utilizando la cuenta de correo electrónico preestablecida.

2.- Lo siguiente fue incorporar etiquetas. Actualmente poseo 25 etiquetas en mi Gmail. Eso permite organizar la recepción y tener todos los mensajes relacionados con un tema particular en un mismo lugar, separados del resto. Por ejemplo, todos los mensajes de Ideas en Marcha están categorizados con su propia etiqueta.

3.- Después de etiquetar viene el paso siguiente sin lo cual el etiquetado no tendría función de ser. Luego de establecer etiquetas lo que hice fue crear filtros para todo el correo entrante periódico y fijar las reglas de organizarlo. De esta manera, por ejemplo, todo correo entrante que tiene que ver con noticias actuales se categoriza en la etiqueta Noticias y se archiva automáticamente en esa etiqueta sin entrar en mi bandeja de entrada. También, aparte de la función de archivarlo directamente en la etiqueta, se pueden establecer otras reglas para llamar la atención. En mi caso todo el mail que tenga relación con I.E.M. se destaca con el agregado de la estrella de Gmail y entran directamente a mi bandeja de entradas, con un color distinto al resto como manera de llamar rápidamente mi atención. Lo mismo los mensajes de tareas pendientes que recibo de Remember the Milk y que más abajo abordaré. En la actualidad tengo más de 50 filtros y cada vez que recibo un mail que correspondería etiquetar, establezco un nuevo filtro para ello.

4.- Algunas cuestiones adicionales: Para que todo esto funcione mejor, el paso siguiente fue darme de baja en la suscripción de muchos correos que recibía diariamente de blogs que ahora están agregados a mi lector de RSS y también desarrolle una habilidad para archivar rápidamente todo correo electrónico que no tiene una utilidad de información aparente en ese momento pero que me interesa conservar a los fines de búsquedas posteriores. Tengan presente que Gmail tiene casi 6.5 gigas de almacenamiento disponible por cuenta y esa cifra crece cada vez más así que podrán tener todos sus mails y archivos importantes conservados ahí prácticamente de por vida y buscarlos rápidamente ya que el buscador funciona a la perfección.

Remember the milk

Remember the milk es una herramienta gratuita de internet para administrar listas de tareas. En mi caso me resulta muy útil ya que puedo establecer lista de tareas para proyectos distintos, con fijación de vencimientos, estableciendo recordatorios que se envían automáticamente a mi casilla de Gmail. También se puede enviar un correo electrónico a tu cuenta de Remember the Milk para que agregue en forma automática tareas pendientes. Ello siempre me resulta muy cómodo cuando recuerdo algo y no me encuentro cerca de mi computadora y aprovecho mi celular. Una mayor descripción de las numerosas utilidades de Remember The Milk la encuentran aquí.

Algo que siempre me pareció que Google carecía era un buen administrador de tareas. Nunca entendí bien porqué, pero la realidad es que siempre sentí que faltaba en el Gmail un buen administrador de mis tareas pendientes.

Para solucionar esto, también Remember The Milk es funcional. En su sitio encontrarán la posibilidad de integrar sus listados de tareas en el Gmail y ello funciona excelente. La única limitación es que deberán ser usuarios del navegador Firefox que, si a esta altura de este largo post no se han decidido, este sería un buen momento para hacerlo.

Plaxo

En estos tiempos que corren, es muy común que nuestros contactos en la agenda tengan varios números de teléfonos, celulares, direcciones de trabajo y particular, dos o tres correo electrónicos y, para colmo, nuestra agenda crezca cada vez más. En mi caso, y antes de comenzar a utilizar el servicio de Plaxo, mi agenda era absolutamente indomable y tenía vida propia con más de dos mil contactos, contactos duplicados, desactualizados, que se modificaban de una forma que no entendía bien.

Para colmo, a lo anterior habría que adicionarle el enorme valor que tiene hoy una nutrida agenda de contactos actualizada, muchas veces con información personal que se incorpora de cada contacto, fechas de cumpleaños o recordatorios especiales, etc…

Alguna vez se imaginaron que pasaría si de repente pierden todos sus contactos?

Para solucionar este problema utilizo el servicio de Plaxo.

Plaxo es una herramienta web que permite tener online una agenda de contactos y, además, tiene funciones adicionales de calendario, notas y listas de tareas. Se sincroniza automáticamente con el Outlook de Microsoft y envía por correo electrónico recordatorios de fechas importantes que uno preestablece. Lo que lo hace muy interesante es que funciona muy bien con Gmail, donde uno puede incorporar sus contactos, lo mismo que con Hotmail, Yahoo y muchos otros servicios de correos electrónicos. Encima si a estas muy buenas características se suma que cualquier usuario de Plaxo que nosotros tengamos en nuestra agenda actualiza su información de contacto, ésta se verá reflejada inmediatamente en nuestro Plaxo y en nuestro Outlook. Con todas estas características que describo Plaxo fue una elección inmediata y de mucho provecho.

Google Reader

El lector de feeds de Google es el programa que utilizo para la lectura de mis feeds RSS.

Ahora bien, rápidamente puedo decirles que un feed RSS es un archivo que generan muchos sitios web y todos los blogs y consiste en una versión específica y de mayor facilidad en la lectura que aquella publicada en el sitio original. Este feed RSS es captado por un lector que despliega en la pantalla de la computadora toda el texto y las fotos, como si fuera un correo electrónico.

Lo realmente útil de los lectores de feeds es que tendrás en un solo sitio todos los blogs a los cuales te hayas suscripto. De esta manera dejarás de perder tiempo buscando actualizaciones de tus blogs favoritos.

En la actualidad es muy fácil suscribirse a un blog ya que en todos ellos encontraremos link específicos en cada post para compartirlo o suscribirse y en la página principal del sitio generalmente se encontrará algún icono de suscripción.

Además, el beneficio adicional es que automatizan la descarga y hacen muchísimo más rápida la lectura de los blogs y permiten el archivo de las entradas que más te gustan.

Mi consejo es categorizar bien los feeds a los que te vayas a suscribir ya que eso facilita la lectura rápida o el escaneo. En mi caso presto atención al título y a la información relevante y en caso que no me interese continuo directamente hacia el feed siguiente. Esto me lleva a que pueda seguir con bastante frecuencia y precisión más de cien blogs sin destinar demasiado tiempo a ello.

Otra de las ventajas adicionales es que al tenerlos categorizados se puede obviar la lectura cuando no se tiene mucho tiempo para ocuparse de cierto tipo de información. En mi caso nunca dejo de leer lo que he etiquetado como “Blogging”, “Jurídicos”, “Práctica Legal” y “Productividad”. En muchos casos el resto de las categorías lo escaneo muy rápidamente o los borro sin leer ya que seguramente la información volverá a ser repetida en otra oportunidad. Además, en mi Lector también existen unas categorías madres que divide mis sitios en “Esenciales” y “No esenciales”.

Esta categorización implica que sepa donde tengo que prestar atención cuando leo la información y que puedo saltearme o leer apuradamente cuando estoy muy complicado con mi trabajo.

Lectores de Feeds RSS existen muchos pero, como ya se habrán dado cuenta de mi fanatismo por los productos de Google, yo he elegido el de ellos.

Del.icio.us

Que es este sitio con ese nombre tan raro?

Del.icio.us es la representación de la web 2.0 en todo su esplendor. Mediante este sitio se comparte y descubre nueva información de la web.

Su función podría resumirse como la de ser el sitio donde alojaras todos tus páginas favoritas de Internet. Es un sitio que permite conservar tus sitios favoritos en un solo lugar y sin ocupar espacio en la computadora, compartir información sobre tus sitios favoritos y descubrir nuevos sitios ya que todo lo que hay en esta página ha sido guardado como un sitio favorito de alguien más. Existen muchísimas categorías por las que uno puede navegar y observar que es lo que la mayoría de los navegantes de Internet señalan como favoritos . En mi caso, yo trato de navegar frecuentemente dentro de la categoría de populares ya que es una fuente de información invalorable.

De todas maneras, para mí, lo importante de del.icio.us es que puedo tener todos mis sitios favoritos agrupados y hacer muy fácil su búsqueda y así ha evitado que siga imprimiendo toneladas de artículos importantes que quería conservar.

Espero que esta información haya sido útil y les propongo que comenten aquí cuales son sus sitios favoritos que les facilitan el trabajo para que todos los lectores puedan aprovechar su experiencia.

¡Buenas Noches y Buena Suerte!